Doanh nghiệp không chỉ tốn chi phí cho phần việc nhân viên thực hiện, mà còn phải gánh thêm tổn thất từ những việc làm lại, quyết định bị trì hoãn và cả những đầu việc CEO vẫn phải trực tiếp xử lý.

Ở bài viết trước, chúng ta đã cùng nhìn lại một câu hỏi quan trọng: Doanh nghiệp của bạn đang phụ thuộc vào con người hay vận hành bằng hệ thống?

Nếu thiếu một hệ thống quản trị phù hợp, hệ quả dễ thấy nhất chính là chi phí nhân sự. Hằng tháng, doanh nghiệp vẫn trả lương đầy đủ, nhân viên vẫn đi làm, các bộ phận vẫn có hoạt động và công việc vẫn được triển khai. Tuy nhiên, doanh thu chưa tăng tương ứng, năng suất chưa cải thiện rõ rệt, còn CEO vẫn phải dành nhiều thời gian để xử lý những việc đáng lẽ đội ngũ có thể tự giải quyết.

Khi đó, câu hỏi không đơn thuần là doanh nghiệp đang trả lương cao hay thấp, mà là: Khoản đầu tư cho nhân sự đang tạo ra giá trị tương xứng hay chưa?

1. Chi phí nhân sự không chỉ nằm trên bảng lương

Khi nói đến chi phí nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường chỉ tính lương, thưởng, bảo hiểm và phúc lợi. Nhưng thực tế còn nhiều khoản ẩn: công việc chậm trễ khiến cả bộ phận phải chờ, báo cáo sai phải làm lại, quyết định trì hoãn làm lỡ cơ hội, hay quản lý yếu kém buộc CEO phải can thiệp.

Những việc tưởng nhỏ nhưng lặp lại hằng ngày khiến doanh nghiệp tiêu tốn thêm nguồn lực mà không tạo ra giá trị tương ứng. Chưa kể việc tuyển mới liên tục, đào tạo không hiệu quả, hoặc duy trì vị trí đóng góp mờ nhạt, khiến chi phí thực tế lớn hơn nhiều so với con số trên bảng lương. Điều đáng nói là các chi phí này không hiện rõ trong báo cáo tài chính, mà phân tán trong hiệu quả phối hợp và năng lực vận hành của tổ chức.

2. Ba dấu hiệu cho thấy chi phí nhân sự chưa tạo ra giá trị tương xứng

• Thứ nhất, nhân viên bận rộn nhưng kết quả chưa rõ ràng.

Lịch làm việc kín, báo cáo được gửi đều đặn, các cuộc họp diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, khi nhìn vào kết quả cuối cùng, doanh nghiệp vẫn khó xác định công việc nào thực sự tạo ra giá trị, công việc nào chỉ tiêu tốn thời gian.

Tình trạng này có thể xuất phát từ việc giao việc chưa rõ mục tiêu, ưu tiên chưa đúng hoặc tiêu chí đánh giá chủ yếu tập trung vào hoạt động thay vì kết quả. Khi không xác định được đầu ra cần đạt, nhân viên có thể hoàn thành nhiều đầu việc nhưng vẫn chưa đáp ứng điều doanh nghiệp thực sự cần.

• Thứ hai, CEO vẫn phải làm thay hoặc sửa việc cho đội ngũ.

Một nhân viên làm chưa đạt yêu cầu, CEO trực tiếp sửa. Một quản lý chưa giải quyết được vấn đề, CEO đứng ra xử lý. Một bộ phận phối hợp không hiệu quả, CEO phải làm trung gian.

Ban đầu, cách làm này có thể giúp công việc được giải quyết nhanh hơn. Nhưng nếu kéo dài, CEO sẽ trở thành điểm tập trung của quá nhiều quyết định, trong khi quản lý cấp dưới không có đủ cơ hội và trách nhiệm để trưởng thành.

Doanh nghiệp vẫn trả lương cho các vị trí quản lý, nhưng chưa khai thác được đầy đủ vai trò mà những vị trí đó cần đảm nhận. Đồng thời, thời gian của CEO bị sử dụng cho những công việc có thể được giao quyền và tổ chức lại tốt hơn.

• Thứ ba, doanh nghiệp đã có KPI, đào tạo và thưởng nhưng hiệu quả vẫn chưa cải thiện.

Nhiều SME đã đầu tư xây dựng KPI, tổ chức đào tạo hoặc áp dụng thưởng theo kết quả công việc. Tuy nhiên, nếu chỉ tiêu chưa gắn với mục tiêu kinh doanh, năng lực quản lý chưa đáp ứng yêu cầu hoặc cách đánh giá chưa phản ánh đúng đóng góp, những công cụ này có thể chỉ tạo thêm quy trình mà chưa cải thiện kết quả.

Nhân viên hoàn thành chỉ tiêu nhưng doanh nghiệp không đạt mục tiêu mong muốn. Đào tạo được tổ chức nhưng cách làm việc không thay đổi. Thưởng vẫn được chi trả nhưng năng suất và chất lượng công việc chưa tiến bộ.

3. Vì sao trả lương đầy đủ vẫn chưa bảo đảm hiệu quả?

Trả lương theo thời gian là phương thức phổ biến và phù hợp với nhiều công việc. Doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào số lượng đầu việc hoàn thành để đánh giá mọi vị trí, bởi chất lượng, mức độ phức tạp và trách nhiệm của mỗi công việc rất khác nhau.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải làm rõ mối liên hệ giữa vị trí công việc, trách nhiệm được giao và kết quả cần đạt.

Nếu nhân viên không hiểu rõ kết quả nào được kỳ vọng, họ khó xác định đâu là ưu tiên. Nếu quản lý chỉ giao việc mà không theo dõi tiến độ, hỗ trợ tháo gỡ khó khăn và chịu trách nhiệm về kết quả của bộ phận, các vấn đề dễ bị phát hiện quá muộn.

Bên cạnh đó, không phải mọi kết quả chưa đạt đều do nhân viên. Nguyên nhân có thể đến từ quy trình chưa hợp lý, công cụ làm việc thiếu hiệu quả.

Vì vậy, nếu chỉ yêu cầu nhân viên cố gắng hơn, tăng áp lực hoặc cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp có thể xử lý phần ngọn mà chưa giải quyết được nguyên nhân. Muốn cải thiện hiệu quả, cần nhìn vào cách tổ chức và quản lý công việc một cách tổng thể.

4. SME nên bắt đầu từ đâu để giảm chi phí ẩn?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc xem xét ba câu hỏi.

Một là, xác định mỗi vị trí cần tạo ra kết quả gì?

Thay vì chỉ liệt kê nhiệm vụ, hãy xác định đầu ra quan trọng của từng vị trí, tiêu chuẩn chất lượng và thời hạn cần hoàn thành. Những tiêu chí này cần phù hợp với đặc thù công việc, không nhất thiết phải phức tạp hoặc có quá nhiều chỉ số.

Hai là, trách nhiệm đang được phân định như thế nào?

Xem xét những công việc thường xuyên bị chậm, phải làm lại hoặc cần quản lý can thiệp. Ai chịu trách nhiệm chính? Người đó có đủ quyền hạn và năng lực để xử lý không? Quy trình phối hợp giữa các bộ phận có điểm nào gây lãng phí thời gian?

Làm rõ những câu hỏi này giúp doanh nghiệp xác định vấn đề nằm ở con người, cách giao việc, năng lực quản lý hay hệ thống vận hành.

Ba là, cách đánh giá và ghi nhận đã khuyến khích đúng kết quả chưa?

Doanh nghiệp cần xem xét liệu KPI có phản ánh mục tiêu thực tế, quản lý có thường xuyên trao đổi về kết quả và chính sách thưởng có phù hợp với mức độ đóng góp hay không. Việc điều chỉnh chỉ nên thực hiện sau khi đã hiểu nguyên nhân và cân nhắc đặc thù của từng nhóm công việc.

Khi ba yếu tố này được làm rõ, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để cải thiện năng suất, hạn chế công việc làm lại và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

5. Từ quản lý chi phí đến quản trị giá trị nhân sự

Quản trị nhân sự hiệu quả không có nghĩa là yêu cầu mọi nhân viên làm nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. Mục tiêu là giúp mỗi người hiểu rõ vai trò, có đủ năng lực thực hiện công việc và tạo ra kết quả phù hợp với trách nhiệm được giao.

Đối với SME, đây là một bài toán cần được giải quyết đồng bộ. Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và định hướng kinh doanh. Vai trò và trách nhiệm cần rõ ràng. Đội ngũ quản lý phải đủ năng lực điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả. Hệ thống đánh giá hiệu suất và chính sách lương thưởng cần hỗ trợ những mục tiêu mà doanh nghiệp thực sự muốn đạt được.

Khi các yếu tố này được kết nối hợp lý, doanh nghiệp không chỉ nhìn rõ hơn giá trị nhận được từ chi phí nhân sự mà còn giảm sự phụ thuộc vào CEO, nâng cao khả năng phối hợp và tạo nền tảng cho tăng trưởng.

Đây cũng là tinh thần của Giải pháp Nhân sự toàn diện (Total HR Solutions) từ Anpha: không xem từng vấn đề nhân sự như một hoạt động riêng lẻ, mà xem xét sự liên kết giữa tổ chức, con người, năng lực quản lý, hiệu suất và chính sách đãi ngộ để tìm ra hướng giải quyết phù hợp với thực trạng doanh nghiệp.

Anpha đồng hành cùng doanh nghiệp rà soát và hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự, từ cơ cấu tổ chức, phân định trách nhiệm, quản lý hiệu suất đến hệ thống lương thưởng và phát triển đội ngũ quản lý. Mục tiêu không phải là tạo thêm quy trình, mà là giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, sử dụng nguồn lực tốt hơn và giảm dần sự phụ thuộc vào một vài cá nhân.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có đội ngũ nhưng kết quả chưa tương xứng với chi phí nhân sự, hoặc CEO vẫn phải dành quá nhiều thời gian để xử lý công việc hằng ngày, có lẽ đã đến lúc nhìn lại cách doanh nghiệp đang tổ chức và quản trị nguồn lực của mình.

Liên hệ Anpha Solutions & Training để trao đổi về giải pháp Total HR Solutions phù hợp với quy mô và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.